E-paragon
Elektroniczna Rewolucja w Dokumentach Fiskalnych
Wraz z postępem technologicznym i digitalizacją, tradycyjne formy dokumentów fiskalnych ulegają transformacji. Jednym z takich innowacyjnych rozwiązań jest E-paragon, czyli elektroniczny paragon, który zastępuje tradycyjny paragon papierowy. Ten nowoczesny dokument jest wystawiany przez kasę fiskalną online i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), posiadając równocześnie taką samą moc dowodową jak jego papierowy odpowiednik, co zostało uznane przez organy podatkowe.
Paragon fiskalny, potwierdzający sprzedaż, musi być wydrukowany przez kasę fiskalną i wręczony klientowi bez żądania. Niezależnie od preferencji klienta, paragon musi być wręczony najpóźniej w chwili przyjęcia od niego płatności, bez względu na formę transakcji. Warto zaznaczyć, że istnieje pojęcie "paragonu niefiskalnego", wystawianego przed fiskalizacją kasy, służącego do nauki lub testowania urządzenia
Od 1 czerwca 2020 roku, e-paragony stały się powszechne, umożliwiając podatnikom korzystanie z kas fiskalnych online i wirtualnych. Oprogramowanie pełniące rolę kasy może wystawiać e-paragony, zastępując tradycyjne formy paragonów papierowych.
Zasady Wystawiania E-paragonów
Zgodnie z § 19a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, podatnicy prowadzący ewidencję mogą wystawiać e-paragony za zgodą nabywcy. Nawet w przypadku niesfinalizowanej sprzedaży, podatnik ma prawo wystawić paragon fiskalny w postaci elektronicznej.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. precyzuje grupy podatników, które mogą korzystać z kas wirtualnych. Obejmuje to podmioty świadczące usługi takie jak transport, zakwaterowanie, gastronomia, czy sprzedaż paliw stałych. W praktyce, tylko wybrane grupy podatników związane z określonymi usługami mogą korzystać z wirtualnych kas i wystawiać e-paragony.
Nowa Możliwość - Kasy On-line
Od 29 września 2021 roku, przepisy zostały rozszerzone, umożliwiając kasy on-line do wystawiania e-paragonów. Zgodnie z § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, kasa może teraz wystawiać paragony fiskalne w postaci papierowej i/lub elektronicznej, w zależności od wyboru użytkownika.
Dzięki tym zmianom, korzystanie z e-paragonów staje się jeszcze bardziej dostępne, eliminując konieczność korzystania z tradycyjnych paragonów papierowych. To kroki w stronę bardziej zintegrowanej i efektywnej przyszłości handlu, opartej na nowoczesnych rozwiązaniach cyfrowych.
Jak wystawić e-paragon?
Aby wystawić e-paragon, konieczne są:
Posiadanie kasy fiskalnej online :
- Podłączonej do internetu.
Zgoda nabywcy:
- Nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie e-paragonów.
Jak nabywca może odebrać e-paragon?
Nabywca może odebrać e-paragon w sposób uzgodniony ze sprzedawcą. Poniżej przedstawiam krótki opis dostępnych form odbioru e-paragonu:
1. SMS:
Nabywca może otrzymać e-paragon w formie wiadomości tekstowej (SMS). Jest to szybka i łatwa do zrealizowania metoda, która umożliwia przechowywanie paragonu w formie elektronicznej na urządzeniu mobilnym.
2. E-mail:
Sprzedawca może przesłać e-paragon na adres e-mail nabywcy. Ten sposób dostarczenia paragonu jest również powszechnie stosowany, umożliwiając nabywcy przechowywanie kopii paragonu w skrzynce e-mailowej.
3. Aplikacja mobilna:
Korzystając z odpowiedniej aplikacji mobilnej, nabywca może odebrać e-paragon. Jest to wygodna opcja, zwłaszcza gdy istnieje dedykowana aplikacja, tak jak wspomniana "e-Paragony" udostępniona przez Ministerstwo Finansów.
Warto podkreślić, że od 15 września 2023 roku Ministerstwo Finansów udostępniło swoją własną aplikację o nazwie "e-Paragony", którą można pobrać ze sklepów Google Play lub App Store. Aplikacja ta zapewnia centralne miejsce przechowywania e-paragonów, co ułatwia zarządzanie i dostęp do dokumentów zakupowych dla nabywców.
W przypadku korzystania z aplikacji mobilnych, nabywcy powinni być świadomi konieczności zapoznania się z zasadami korzystania z danej aplikacji oraz zabezpieczeń dotyczących przechowywanych w niej danych.
Przechowywanie e-paragonów
Zgodnie z aktualnymi przepisami, przedsiębiorcy korzystający z wirtualnych kas bądź kas online nie są zobowiązani do przechowywania kopii paragonów fiskalnych. W tym przypadku wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży są przesyłane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) i są dostępne dla organów kontroli.
Dzięki tej cyfrowej formie przechowywania danych, eliminuje się konieczność przechowywania tradycyjnych paragonów papierowych przez przedsiębiorców. Jest to jednocześnie wygodne i efektywne rozwiązanie, które ułatwia prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz upraszcza procesy związane z kontrolami podatkowymi.
Wprowadzenie E-paragonu wpisuje się w ogólny trend digitalizacji dokumentów i ułatwiania procesów księgowych. Elektroniczne dokumenty fiskalne przynoszą korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i klientom, poprawiając efektywność i dostępność danych oraz przyczyniając się do ochrony środowiska poprzez ograniczenie zużycia papieru.
Kluczowe elementy potwierdzające transakcję
W erze cyfrowej, elektroniczny paragon, znany również jako e-paragon, stał się integralną częścią codziennego życia handlowego. W Polsce, zgodnie z § 25. ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, e-paragon musi zawierać konkretne elementy, które pełnią istotną rolę w potwierdzaniu legalności transakcji. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd tych kluczowych informacji.
Dane Podatnika:
- Imię i nazwisko lub nazwa podatnika.
- Adres punktu sprzedaży. W przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.
Numer Ident. Podatkowej (NIP):
- Unikatowy numer identyfikacji podatkowej podatnika, co umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie podmiotu.
Numer Kolejny Wydruku:
- Kolejny numer paragonu fiskalnego, który chroni przed duplikacją i potwierdza unikalność każdej transakcji.
Data i Godzina Transakcji:
- Dokładna data, godzina i minuta sprzedaży, co jest kluczowe dla prawidłowego udokumentowania chwili dokonania transakcji.
Oznaczenie "PARAGON FISKALNY":
- Jednoznaczne oznaczenie rodzaju dokumentu, które potwierdza jego charakter fiskalny.
Dane o Towarze lub Usłudze:
- Nazwa towaru lub usługi, pozwalająca na jednoznaczną identyfikację.
Cena Jednostkowa:
- Cena jednostkowa towaru lub usługi, która wspólnie z ilością pozwala określić wartość sprzedaży.
Ilość i Wartość Sumaryczna:
- Ilość danego towaru lub usługi oraz wartość sumaryczna sprzedaży z oznaczeniem stawki podatku.
Opusty, Obniżki lub Narzuty:
- Wartość opustów, obniżek lub narzutów, jeśli występują, co wpływa na ostateczną cenę.
Wartość Sprzedaży Brutto i Podatek:
- Wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku, uwzględniające opusty, obniżki lub narzuty.
Wartość Sprzedaży Zwolnionej od Podatku:
- Wartość sprzedaży, która jest zwolniona od podatku, oznaczona literowo.
Łączna Wysokość Podatku i Wartość Sprzedaży Brutto:
- Łączna wartość podatku oraz łączna wartość sprzedaży brutto.
Oznaczenie Waluty:
- Oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto.
Numer Kasy i Kasjera:
- Numer kasy oraz oznaczenie kasjera, szczególnie istotne przy więcej niż jednym stanowisku kasowym.
Numer Identyfikacji Podatkowej Nabywcy (na żądanie):
- Numer identyfikacji podatkowej nabywcy, jeśli jest to wymagane przez klienta.
Logo Fiskalne i Numer Unikatowy:
- Logo fiskalne oraz numer unikatowy, które potwierdzają legalność dokumentu.
E-paragon, jako nowoczesna forma potwierdzania transakcji, integruje się z wymogami prawnymi, zapewniając jednocześnie przejrzystość i bezpieczeństwo w procesie sprzedaży. Zawarte w nim informacje stanowią niezbędny fundament w systemie rachunkowo-podatkowym, wpisując się w trend rozwijającej się cyfryzacji w handlu.