Obowiązki właściciela kasy fiskalnej
7 RZECZY, O KTÓRYCH MUSISZ PAMIĘTAĆ
Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności na właścicielach kas fiskalnych ciążą określone obowiązki wynikające z samego posiadania urządzenia do rejestracji sprzedaży. Ich niedopełnienie skutkuje poważnymi konsekwencjami. Żeby uchronić się przed nimi, warto zawczasu zapoznać się z obowiązującymi przepisami. Jakie są najważniejsze obowiązki właściciela kasy fiskalnej? O czym powinien pamiętać posiadacz kasy tradycyjnej, a o czym właściciel modelu online.
Podstawowe obowiązki właściciela kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii i online
Przedsiębiorcy działający w branżach nieobjętych obowiązkiem wprowadzenia kas fiskalnych online mają czas do końca grudnia 2022 r., aby zakupić model z elektronicznym zapisem kopii i użytkować go aż do momentu wyczerpania pamięci lub wyeksploatowania. Od stycznia 2023 r. na polskim rynku dostępne będą bowiem wyłącznie kasy fiskalne online. Mają one nie tylko ułatwić kontrole skarbowe, ale i usprawnić proces sprzedaży.
W zależności od posiadanego typu kasy na ich właścicielach ciążą odmienne obowiązki. O czym i kiedy należy pamiętać?
Obowiązek 1 – Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego
Przedsiębiorca, który może i chce użytkować kasę z elektronicznym zapisem kopii, musi zgłosić zamiar zakupu urządzenia do urzędu skarbowego. Informuje on organ o dokładnej liczbie sprzętów, planowanych miejscach ich instalacji oraz terminie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży. Natomiast zakupu kasy fiskalnej online nie trzeba nigdzie zgłaszać.
Obowiązek 2 – Fiskalizacja kasy
Fiskalizacja jest obowiązkowa zarówno w przypadku kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii, jak i modeli online. To jednorazowa czynność, którą może wykonać wyłącznie uprawniony serwisant, nie przedsiębiorca. W obu przypadkach przebiega ona sprawnie. Niemniej na właścicielu urządzenia z elektronicznym zapisem kopii ciążą dodatkowe formalności. Musi on w ciągu 7 dni zgłosić fiskalizację kasy w urzędzie skarbowym. Wówczas otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który trzeba trwale nanieść na sprzęt.
W przypadku kasy fiskalnej online przedsiębiorca nie musi nic robić. To serwisant zgłasza podatnika do urzędu skarbowego. W ramach procedury fiskalizacji z Centralnego Repozytorium Kas (CRK) zostaje przesłany numer ewidencyjny urządzenia, który zapisuje się w pamięci fiskalnej i chronionej sprzętu. Zgłoszenie dokonuje się automatycznie po połączeniu z CRK.
Obowiązek 3 – Archiwizacja kopii paragonów
Właściciele kas fiskalnych z elektroniczną kopią zapisu mają obowiązek przechowywać kopie każdego wydanego paragonu. Muszą to robić przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym dany paragon został wydrukowany. Dane są zapisywane na zewnętrznym nośniku – karcie SD lub microSD. Posiadacz kasy fiskalnej online jest zwolniony z tego obowiązku.
Obowiązek 4 – Zapewnienie połączenia z internetem
To obowiązek, który dotyczy właścicieli kas fiskalnych online. Bez niezawodnego połączenia z internetem urządzenie nie będzie mogło komunikować się z CRK zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Obowiązek 5 – Wydruk raportu dobowego i miesięcznego
Niezależnie od rodzaju kasy fiskalnej jej właściciel jest zobowiązany do zakończenia dnia sprzedaży wydrukiem raportu dobowego. Należy go wystawić najpóźniej przed startem sprzedaży dnia następnego. Jeżeli w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu dobowego nie trzeba drukować. Z kolei na wykonanie raportu miesięcznego właściciel kasy ma czas do 25 dnia następnego miesiąca.
Obowiązek 6 – Wykonywanie przeglądów technicznych
Przeglądów kas fiskalnych (zarówno z elektronicznym zapisem kopii, jak i online) należy dokonywać minimum raz na dwa lata. Zgodnie z prawem, serwisant ma pięć dni od otrzymania zgłoszenia na przeprowadzenie przeglądu. To jednak na właścicielu kasy ciąży odpowiedzialność za dochowanie terminu.
Obowiązek 7 – Przechowywanie książki serwisowej
To obowiązek, który dotyczy każdego właściciela kasy niezależnie od rodzaju urządzenia. Brak książki serwisowej (Książki Kasy Rejestrującej) jest podstawą do odmowy wykonania przeglądu technicznego przez serwisanta, a brak wpisów lub błędy w danych – podstawą do podważenia przez urząd skarbowy prawidłowości prowadzenia sprzedaży.